Als je ooit een evenement hebt georganiseerd, weet je dat niet alles volgens plan verloopt en dat je met verschillende uitdagingen te maken krijgt. Toen ik mijn eerste evenement organiseerde, kreeg ik te horen over The funny Duck Face Rule. Deze regel zegt dat je er aan de buitenkant kalm en vredig uit moet zien. Maar in feite ben je energiek aan het peddelen met je voeten onder water om jezelf drijvende te houden. Maar daar mag niemand achter komen. Tot op de dag van vandaag geloof ik nog steeds dat dit de meest waardevolle regel is. Ook een GPS Tracker gebruikt men veel bij evenementen.

Het organiseren van een evenement is geen eenvoudige taak. Maar ik kan 10 belangrijke punten noemen die je in gedachten moet houden om alles goed te laten verlopen.

1. Bepaal het doel en het format

Het lijkt nogal voor de hand liggend, maar het is de moeite waard om dit onderwerp eens kritisch te benaderen. Formuleer je doel zo concreet mogelijk: wil je kennis overdragen aan deelnemers, dankbaarheid uiten aan partners, fondsen werven voor een project of gasten esthetisch plezier bieden? Het format van het evenement zal afhangen van het antwoord: het concept, de timing en duur, de rolverdeling binnen het team, de inrichting van de zaal, de catering en het geluid.

AFZETPAALTJES VOOR EVENEMENTEN

Een afzetpaal is een paaltje dat gebruikt wordt voor het afzetten van gebieden of doorgangen en voor het vormen van wachtrijen of looproute. Afzetpalen worden veel gebruikt bij een evenement. Daarom is het de perfecte oplossing om afzetpaaltjes te huren

Probeer niet te blijven steken in traditionele formats. Kijk eens naar “unconference”, PechaKucha, TED format, thematische brunches, online events, open-air events. Wat telt is dat je format helpt om het doel van het evenement te bereiken.

2. Besteed voldoende aandacht aan de planning

Het plan moet de logistiek, de inhoud en de promotie van het evenement omvatten. Stel een document op dat voor het hele team beschikbaar is en waarin elk lid de taken van de anderen en het grote geheel kan zien. Maak eerst een lijst van de belangrijkste taken, en werk die vervolgens zo gedetailleerd mogelijk uit in de vorm van specifieke stappen die moeten worden voltooid. Het is belangrijk om in het plan het tijdskader aan te geven: de tijd die nodig is om een taak te voltooien. Deze wordt vaak onderschat en de voorbereiding verloopt trager dan u had verwacht.

U kunt Google-sjablonen, programma’s zoals Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek gebruiken voor de planning. Zelfs eenvoudig Excel laat je niet in de steek.

3. Stel uw budget op rekening houdend met onvoorziene situaties

Kijk naar de lijst van taken en weerspiegel ze in uw budget. Het is ook de moeite waard om na te denken over een reserve in geval van onvoorziene situaties. Zo was er op mijn werk een incident waarbij het regende op de dag van een openluchtevenement. We moesten onmiddellijk de locatie veranderen en alle apparatuur en meubilair vervoeren. Het is beter om van tevoren over dergelijke dingen na te denken en er financieel op voorbereid te zijn.

Als optie kunt u dit begrotingssjabloon gebruiken, het aanpassen of uw eigen sjabloon maken.

4. De duivel zit in het detail

Als u uw gasten aangenaam wilt verrassen, denk dan over alles na tot in het kleinste detail: hoe registreren ze zich, wie begroet de deelnemers en hoe, welke muziek speelt er, heeft u een interessante fotohoek, hoe zien uw presentaties eruit en hoe is uw team gekleed, wat te doen tijdens de pauzes.

Tijdens de registratie kunnen de deelnemers bijvoorbeeld de kans krijgen om een korte masterclass bij te wonen, spelletjes te spelen of een informatieve video te bekijken.

Probeer mensen te verrassen en creëer het wow-effect, overtref hun verwachtingen in de meest alledaagse dingen. Dit is precies wat het gevoel van een evenement creëert.

5. Check de locatie en heb een plan B

Controleer de locatie altijd persoonlijk, al in de selectiefase. Op het meest onverwachte moment kan blijken dat de airco in de zaal niet goed werkt, er geen invalidentoiletten zijn of dat de apparatuur niet door de deur komt. Controleer dergelijke zaken daarom van tevoren.

Ik hield eens een conferentie voor 50 mensen en een uur na afloop vroeg de eigenaar van de ruimte om de zaal te verlaten zonder enige uitleg te geven. Uiteindelijk hebben we een trainingssessie van een uur met de deelnemers in een park in de buurt gehouden, totdat we een nieuwe ruimte hadden gevonden. Je denkt misschien dat zo’n situatie je niet zal overkomen, maar het is altijd het beste om een plan B te hebben.

6. Verdeel verantwoordelijkheden

Het is heel belangrijk om de taken onder de teamleden te verdelen, niet alleen in de voorbereidingsfase, maar ook tijdens het evenement. Verdeel de verantwoordelijkheden per zone. Iemand is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de registratiezone, iemand anders voor het begroeten van de sprekers, weer iemand anders voor de apparatuur, voor de catering, de communicatie met de pers, enz. Elke persoon moet zijn zone hebben, waar hij of zij verantwoordelijk voor moet zijn gedurende de hele duur van het evenement.

Geef elk lid van het team een document met de toegewezen verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet tot wie hij zich moet wenden voor een specifiek probleem.

 

7. Vertel uw publiek over het evenement

Onderschat de tijd niet die nodig is voor de succesvolle promotie van een evenement. Het type evenement, het doelpubliek, de interne middelen en het budget bepalen allemaal je marketingaanpak. Wanneer u uw mediapartners kiest, concentreer u dan op diegenen die zich richten op uw publiek. Het is beter om een paar partners te hebben, maar wel doelgerichte, dan om het evenement aan zo ongeveer iedereen te vertellen.

Het is ook belangrijk om één kernboodschap te creëren die op alle kanalen zal worden uitgezonden. Zorg ervoor dat het kort is en dat het nauwkeurig het idee van het evenement overbrengt op uw publiek.

8. Besteed aandacht aan service

Zorg ervoor dat je team The Duck Face Rule volgt. Wees vriendelijk tegen deelnemers, sprekers en partners. Probeer in te gaan op hun problemen of vragen en aan hun verwachtingen te voldoen, ook al ben je moe en loopt niet alles volgens plan. Aan het eind van de dag herinneren mensen zich hoe ze werden behandeld en de sfeer, niet wat de spreker op het podium zei.

9. Voer 24 uur voor het evenement een laatste controle uit

Zorg ervoor dat je de deelnemers hebt geïnformeerd over hoe ze op de locatie kunnen komen, dat je alle belangrijke gasten hebt uitgenodigd en dat je het gedrukte materiaal en de audio- en video-inhoud hebt voorbereid. Ga na of iedereen zijn of haar taken en verantwoordelijkheden begrijpt en of de ruimte klaar is. Voor dit doel kunt u een checklist opstellen, zoals deze.

Een soortgelijke checklist kan worden opgesteld voor het controleren van de voorbereiding op de dag van het evenement: of alles op zijn plaats staat, werkt en op tijd klaar is.

Zorg ervoor dat je het programma van het evenement uitprint, en dat elk lid van het team en de vrijwilligers een exemplaar hebben. Geef bovendien iedereen het belangrijkste telefoonnummer om in geval van nood met elkaar te communiceren.

10. Vraag om feedback

Je zult waarschijnlijk moe en blij zijn na het evenement, maar het zal moeilijk voor je zijn om een objectieve beoordeling te geven van hoe het allemaal is gegaan. Vraag de deelnemers daarom om een gedrukt evaluatieformulier in te vullen aan het einde van het evenement of een online formulier wanneer ze thuiskomen. Vraag hen om verschillende aspecten van het evenement te beoordelen: logistiek, sprekers, locaties, en het werk van de organisatoren. Deze informatie zal je helpen om in de toekomst fouten te vermijden en de kwaliteit van je evenementen te verbeteren. Vraag indien mogelijk feedback via sociale netwerken of neem videoreviews op na afloop van een evenement. Dit zal van pas komen als uw evenement opnieuw wordt gehouden.

Welk evenement je ook organiseert, wees optimistisch en wees niet bang voor verrassingen en je evenement zal een succes worden!

Coverband Antwerpen

Coverband Atomika
Marc De Keyzer
+32(0)477.20.59.57
atomika.studios@gmail.com